纸质档案数字化加工项目验收管理暂行办法
发布时间:2017-05-16
来源:兴业县档案局

纸质档案数字化加工项目验收管理暂行办法

 

1   总则

1.1  为了规范纸质档案数字化加工项目验收管理,确保档案安全和项目质量达到有关要求和标准,特制定本办法。

1.2  本办法适用于广西各级党政机关、人民团体。

2   对象、依据及前提条件

2.1  各级档案行政管理部门根据相关规定接受本级行政区域内业主单位委托组织纸质档案数字化加工项目的验收。

2.2  依据档案数字化加工项目合同书、合同附件、有关技术说明文件及规范的验收资料,按照国家和地方的相关法律、法规、国家标准、行业标准、地方标准进行验收。

2.3  项目验收的前提条件

2.3.1  项目按照合同要求全部完成,并满足使用要求;

2.3.2  各个分项全部预验收合格;

2.3.3  已通过自治区档案局指定软件综合应用测试;

2.3.4  各种验收资料完备,符合合同内容;

2.3.5  经过相关主管部门和项目业主同意;

2.3.6  合同或合同附件规定的其他验收条件。

3   验收内容

3.1  分项验收:对纸质档案数字化加工项目分项进行验收,包括档案整理、档案扫描、图像处理、图像存储、目录建库、数据挂接、数据备份等。验收以抽检的方式检查已完成数字化加工的所有档案和数据,抽检的比率不得低于档案和数据总量的5%。

3.2  验收指标:以下分项抽检标记为“不合格”:未按数字化加工要求拆装、处理档案,档案破损、页码顺序错误、页数不清、目录不实;扫描档案技术指标错误,扫描、处理图像文件不完整、不清晰、不反映档案原貌以及有缺页、漏页、重页、顺序颠倒等质量问题;图像文件存储格式、命名未按规范要求;目录建库数据格式不符合规范要求,著录项目不全、内容不准确规范,不能与图像数据库批量、快速挂接以及数据挂接错误的;数据备份不当造成数据丢失、错误,成品数据未进行多套备份。

验收抽检的合格率达到95%以上(含95%)时,予以验收“通过”。

合格率=合格的文件数/被抽检文件总数×100%。

4   验收程序

4.1  验收程序

4.1.1  预验收

4.1.1.1  项目竣工后经测试和试运行合格,项目承担单位根据合同、招标书、计划任务书,检查、总结项目完成情况后向项目业主提出预验收申请。

4.1.1.2  项目业主和项目承担单位组成初验小组,对项目的各项工作进行全面检查。

4.1.1.3  项目承担单位提供材料:预验申请书、完成工作报告、项目总结报告。

4.1.2  验收

4.1.2.1  申请:预验收合格后,项目业主根据合同、招标书、任务书,检查、总结项目组织实施和完成情况后向本级档案行政管理部门提出验收申请,并提交规范的验收方案(验收材料)。

4.1.2.2  经过审核,材料齐全,则由本级档案行政管理部门会同相关部门组织验收。

4.1.2.3  验收组成员由本级档案行政管理部门和相关部门以及项目业主的管理人员、专业技术人员共同组成。验收时按照相关验收内容及标准进行,验收后提交验收报告。

4.1.2.4  验收形式:采用会议与现场测试相结合的形式。

4.1.2.5  验收步骤

4.1.2.5.1  业主单位作项目工作、试用情况及预验收报告;

4.1.2.5.2  承担单位作关于项目加工、技术、自检(预验)情况及竣工情况的报告;

4.1.2.5.3  验收组进行现场检查和测试;

4.1.2.5.4  验收组对项目进行全面评价并给出验收意见;

4.1.2.5.5  验收组组长宣读验收意见。

4.1.2.6  验收签字经过验收形成验收报告,验收组成员签字,并提交本级档案行政管理部门以及相关部门和项目业主存档。

5   验收结论

5.1  验收结论分为:验收合格、需要复议和验收不合格三种。符合纸质档案数字化加工标准规范、目录数据库与全文数据库正常挂接、任务按期保质完成、经费使用合理的,视为验收合格;由于提供材料不详,或目标任务完成不足80%,而又难以确定其原因等导致验收结论争议较大的,视为需要复议。

5.2  项目凡具有下列情况之一的,按验收不合格处理:

5.2.1  未按项目考核指标或合同要求达到所预定的主要技术指标的;

5.2.2  所提供的验收材料不齐全或不真实的;

5.2.3  项目的内容、目标或技术指标等已进行了较大调整,而未得到相关单位认可的;

5.2.4  项目实施过程中出现重大问题,尚未解决和作出说明,或实施过程及结果等存在纠纷尚未解决的;

5.2.5  没有对数据、相关系统或设备进行试运行,或者试运行不合格;

5.2.6  项目经费使用情况审计发现问题的;

5.2.7  违反法律、法规及相关标准规范的其他行为。

6    验收结论确认和处理

6.1  由本级档案行政管理部门会同相关部门根据验收意见和相关资料得出结论,并进行确认。

6.2  项目验收结论的处理

6.2.1 验收结论为验收合格的,项目业主将全部验收材料统一装订成册并连同相应的电子文档(doc格式),分别报本级档案行政管理部门以及相关部门备案。

6.2.2  验收结论为需要复议的,业主和承担单位在一个月内补充有关材料或者进行相关说明。

6.2.3  验收结论为验收不合格的,业主和承担单位限期整改,整改后试运行合格的,项目业主重新申请验收。

6.2.4  未通过验收的档案数字化加工项目,不得交付使用。

6.3  项目交接:项目竣工验收合格后,应办理项目交接手续。项目的移交包括项目实体移交和项目文件移交部分。

7   附则

7.1  本办法由自治区档案局负责解释。

7.2  本办法自公布之日起实施。

 

附件:纸质档案数字化加工项目验收资料

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

附件:

纸质档案数字化加工

项目验收资料

 

 

 

 

称:                                

号:                                

主:                            (盖章)

   人:                                

话:                                

期:           ——          

期:                

 

 

 

 

 

 

纸质档案数字化加工项目验收会议议程

 

 

 间:           

 点:

主持人:

 

一、宣布验收组成员名单和验收组组长;

二、验收组长主持验收工作:

1.业主单位作项目工作及试用情况报告;

2.承担单位作关于项目实施情况、自检(预验)情况及竣工情况的报告;

3.验收组进行现场检查和测试;

4.验收组对项目进行全面评价并给出验收意见。

5.验收组组长宣读验收意见。

三、项目业主单位领导讲话;

四、有关领导及代表讲话。

 

 

 

 

 

 

纸质档案数字化加工项目验收大纲

 

一、验收对象:                        

二、项目来源:                        

三、组织验收单位:                    

四、验收形式:会议结合现场测评。

五、验收组织:成立验收组,由    名专家及相关人员组成。验收组设组长1名,组员     名。

六、验收依据:                   合同及档案信息化相关标准规范。

七、验收目的:由验收组对                    项目进行评价,做出项目可否验收的结论。

八、验收内容:

1.审查是否完成项目合同所明确规定的全部指标;

2.审查验收材料是否正确、规范、完整并符合要求;

3.检查数据是否符合标准规范,测试项目实施的效果;

4.对有关问题进行质询并提出改进意见。

九、验收程序

1.查阅:查阅项目承担单位提供的验收文件;

2.审查:对项目业主单位的有关技术指标、业务资料、数字化加工流程单和文字记录进行审查;

3.分析:对验收中认定的事实及有关资料进行整理和比较分析;

4.评价:对项目合同完成情况进行综合评价。

十、验收会形成的文件:验收报告。

 

纸质档案数字化加工项目

业主单位工作报告

 

 

 

 

 

称:                                

 

 

号:                                

 

 

项目业主单位:                       (盖章)

 

 

项目承担单位:                       (盖章)

 

 

间:                       

一、项目工作情况概述(立项、方案、组织、管理等)

 

二、主要内容及规模

 

 

三、使用情况及应用效果

   

四、存在问题及改进意见

  

 

纸质档案数字化加工项目

承担单位实施报告

 

 

 

 

 

称:                                

 

 

号:                                

 

 

项目业主单位:                       (盖章)

 

 

项目承担单位:                       (盖章)

 

 

间:                       

一、项目实施情况概述(方案、组织、管理、技术手段等)

 

二、主要内容和达到的技术指标

 

三、存在问题及改进意见

纸质档案数字化加工项目

经费决算报告

 

 

 

 

 

 

 

 

称:                                   

 

 

号:                                   

 

 

项目业主单位:                                  

 

 

间:                            

 

项目专项资金决算表

 

项目名称:                                     项目编号:           

填报单位:             (盖章)         填报时间:              

项    目

金    额

备   注

一、投资来源

 

 

1.财政拨款

 

 

2.贷款

 

 

3.自筹

 

 

4.其它收入

 

 

二、支出项目

 

 

硬件(设备、仪器)

 

 

软件

 

 

调研费用

 

 

人工费用

 

 

耗材

 

 

资料、印刷

 

 

鉴定、验收

 

 

其他

 

 

项目负责人:           (签章)     填表人:              (签章)

纸质档案数字化加工项目

验收材料

 

 

 

 

 

称:                                  

 

 

号:                                  

 

 

项目业主单位:                         (盖章)

 

 

间:                       

 

 

期:                            

验  收  资  料  清  单

序  号

资 料 名 称

提 供 单 位

备   注

1

立项文件

 

 

2

项目合同

 

 

3

业主单位工作及试用报告

 

 

4

承担单位实施及与预验收报告

 

 

5

经费决算报告

 

 

6

验收报告:(1)分项验收

         (2)综合测评

         (3)验收组成员名单

         (4)验收意见和结论

 

 

 

7

其  他

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

一、分项验收

 

 

(一)档案整理

 

 

验收内容

验收要求

是否符合要求

(√/×)

 

 

1.页数清点

清点每份档案的实际页数,对页号错编、漏编等情况进行修正

 

 

 

2.目录核实

根据档案数字化相关标准,核对、规范档案目录著录内容,确认目录与档案实体是否一致,对不规范、错误的档号、题名、责任者、文件起止页号和页数等进行修正

 

 

 

3.拆除装订

在确保档案不受损的前提下拆除档案装订物;用浆糊等使档案粘连难以拆除或拆除会造成档案损坏的,不拆除装订

 

 

 

4.扫描方式确认

根据档案纸张的实际情况确认采用快速扫描或平板扫描,纸张年代久远、过软、过厚、过薄、破损或字迹不清等,采用平板扫描

 

 

 

5.页面修整

页面破损严重、无法直接进行扫描的档案,应交有关部门技术修复后再扫描;折皱不平影响扫描质量的应先压平或用低温熨斗熨平后再进行扫描

 

 

 

6.装订

扫描完成后,拆除过装订物的档案应清点无遗漏,按顺序排列,恢复装订或根据业主要求改变装订

 

 

 

7.档案整理登记

制作并填写档案数字化整理过程登记表单,详细记录档案的目录更正、拆除装订情况以及每份文件的起始页号、页数、扫描方式等

 

 

 

 

适用标准、规范

《档案著录规则》、《纸质档案数字化技术规范》、《广西壮族自治区纸质档案数字化技术要求》及档案整理相关标准、规范

 

 

验收小结

 

 

验收人:        (签名)

年  月  日

 

 

(二)档案扫描

 

 

验收内容

验收要求

符合性检查

(√/×)

 

 

1.扫描色彩模式选择

黑白二值

页面为黑白两色,且字迹清晰、不带插图的档案

 

 

 

灰度

页面为黑白,但字迹清晰度差或带有插图的档案

 

 

彩色

页面中有红头、印章或有黑白照片、彩色照片、彩色插图的档案

 

 

2.扫描分辨率

黑白二值、灰度≥100DPI;彩色≥150DPI

 

 

 

 

3.扫描登记

制作并填写数字化加工登记表单,登记扫描色彩模式、分辨率以及扫描页数,核对每份文件实际扫描页数与档案整理时填写的文件页数是否一致

 

 

 

4.适用标准、

规范

《纸质档案数字化技术规范》、《广西壮族自治区纸质档案数字化技术要求》等

 

 

 

 

 

 

验收小结

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

验收人:         (签名)

年  月  日

 

 

(三)图像处理

验收内容

验收要求

符合性检查

(√/×)

1.图像质量

图像清晰、完整,反映档案全貌;页面底色、字迹、印章颜色与档案本身颜色相仿,色泽均匀

 

2.纠偏

图像不偏斜或倒置,符合正常阅读习惯

 

3.去污

对因档案破损、虫霉或扫描形成的,影响页面美观的污点、黑边等进行去污处理,在不影响可懂度的前提下展现档案原貌

 

4.图像拼接

对大幅面档案采用分小幅扫描形成的多幅图像进行拼接,图像完整,拼接无误

 

5.裁边

对档案修补或扫描等形成的,超出页面正常边距,无内容、多余的边进行裁切,缩小文件容量

 

适用标准、规范

《纸质档案数字化技术规范》、《广西壮族自治区纸质档案数字化技术要求》等

验收小结

 

 

 

 

验收人:        (签名)

年  月  日

(四)图像存储

验收内容

验收要求

符合性检查

(√/×)

1.存储格式

黑白

灰度/彩色

 

TIFF

JPEG

2.图像文件命名

每一份文件以其对应的唯一档号(归档号)来命名扫描后的图像文件,具体为档号加上图像顺序号,之间以“—”间隔;以件为保管单位的文书档案,可以其归档号加上图像顺序号命名,或固定其纳入的盒号,以“全宗号-年度-保管期限代码-盒号-件号-图像顺序号”来命名;档号(归档号)格式符合《广西壮族自治区纸质档案数字化技术要求》或其他行业标准,与其目录数据的档号格式一致

 

3.图像文件夹

建立及命名

传统以卷为单位的档案,每卷建立一个文件夹并以其案卷级档号来命名;以件为保管单位的档案,每件建立一个文件夹并以其归档号来命名,或固定其纳入的盒号,每盒建立一个文件夹并以“全宗号-年度-保管期限代码-盒号”来命名

 

适用标准、规范

《纸质档案数字化技术规范》、《广西壮族自治区纸质档案数字化技术要求》等

 

验收小结

 

 

 

验收人:        (签名)

年  月  日

 

(五)目录建库

验收内容

验收要求

符合性检查

(√/×)

1.档案著录

著录

项目

著录项目齐全,包括档号(归档号)、责任者、题名、时间、页码或页数以及其他行业标准或业主要求

 

档号

(归档号)

档号(归档号)准确、规范,格式与命名其数字图像文件的档号格式一致,符合相关规范要求,

题  名

题名准确、全面揭示文件内容;公文题名应有责任者、文件内容、文种等;文字通顺、规范简洁,字数不超过60个中文字或120个字符

责任者

机关、团体责任者必须用全称或规范通用简称,个人责任者只录姓名;责任者应考证准确,无法考证者以“□□□”占位代替

时  间

时间以公园纪年,无时间但能够从档案内容中考证出来的,要求填注考证时间,无法考证的则以“00000000”替之

 

页码或页数

用阿拉伯数字录入;传统案卷卷内文件目录填写每份文件的起始页号,最后一件填写起止页号;归档文件如实填写每份文件的页数

无法识别文字的处理

目录中有无法识别的文字,应尽量考证,如遇无法考证的用“□”表明。

 

2.数据格式

选择现有国家、地方标准要求的数据格式(DBF、TXT或MDB),所选定的数据格式应能直接或间接通过GD2000档案管理软件进行数据交换

 

3.目录数据

质量检查

采用人工校对或自动校对的方式,对机读目录数据库的建库质量进行检查,核对著录项目是否完整,内容是否规范、准确,是否有漏录、错录等问题,对错录、漏录的数据进行修正、补录

 

适用标准、

规范

《档案著录规则》(DA/T18)、《广西壮族自治区文件级档案目录数据采集方案》、《广西壮族自治区纸质档案数字化技术要求》或其他行业标准等

验收小结

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

验收人:        (签名)

年  月  日

(六)数据挂接

验收内容

验收要求

符合性检查

(√/×)

1.汇总挂接

汇总数字化完成的所有图像数据和目录数据,通过相应的软件自动搜索、加入对应的电子地址信息等功能,实现目录数据库与图像数据库批量、快速的挂接

 

2.挂接质量

以抽检的方式检查数据挂接的总体质量,抽检的比率不得低于数据总量的5%;检查目录数据库与图像文件是否有挂接错误,图像文件的命名与其目录数据的档号是否一致,一份文件的图像文件是否完整、顺序正确、无缺漏或多余页等

 

适用标准、规范

《纸质档案数字化技术规范》、《广西壮族自治区纸质档案数字化技术要求》等

 

验收小结

 

 

 

 

 

验收人:        (签名)

年  月  日

 

(七)数据备份

验收内容

验收要求

符合性检查

(√/×)

1.备份范围

目录数据和全文数据

 

2.日常备份

每天形成的数据备份到计算机硬盘或业主指定的存储位置

 

3.成品备份

数据挂接并验收合格后,进行多套备份(至少3套),存储至脱机介质上

 

4.数据检验

备份数据能否打开、数据信息是否完整、文件数量是否正确

 

5.备份标签

备份介质有规范的标签

 

6.备份登记

填写日常数据备份和成品数据备份管理工作登记表单

 

适用标准、规范

《电子文件归档与管理规范》、《广西壮族自治区纸质档案数字化技术要求》、《广西电子文件(档案)数据光盘存储管理规范》、《广西电子文件(档案)数据光载体标注格式》

验收小结

 

 

 

 

 

 

 

验收人:        (签名)

年  月  日

 

二、综合测评

 

档案全宗名称

 

 

数据总量

抽检量

抽检率(%)

 

目录(条)

 

 

 

 

全文(页)

 

 

 

 

主要技术指标

合格数

合格率

 

图像分辨率

彩色(≥150dpi)

 

 

 

黑白、灰度(≥100dpi)

 

 

 

图像存储格式

黑白(TIF)

 

 

 

灰度(JPG)

 

 

 

彩色(JPG)

 

 

 

还原效果

等于或优于复印效果

 

 

 

目录与图像挂接

准确性、完整性

 

 

 

图像处理

去污、纠偏、清晰度等

 

 

 

综合质量评估

符合性选项

目录结构的规范性

□符合       □基本符合       □不符合

介质及存储格式的

规范性

□符合       □基本符合       □不符合

数据备份的完整性

□符合       □基本符合       □不符合

测评结果分析与建议

汇总合格率:

       %

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

测评人:      (签名)审定人:      (签名)

年  月  日

三、验收组成员名单

 

验收组职务

姓  名

单  位

职称/职务

本人签名

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

四、验收意见和结论

验收意见:

 

 

 

 

 

 

验收结论:

1.验收合格(   )    2.需要复议(   )    3.验收不合格(   )

 

组长(签名):       

年  月  日

 

 

承担单位:

 

 

 

年  月  日

业主单位:

 

 

 

年  月  日

XXXX档案局:

 

 

 

年  月  日

 

 

说明:

 

Ⅰ 该表民国档案、建国后档案通用。

Ⅱ 业主单位工作报告,系指业主单位从业主的立项、编制方案、项目工作计划、管理、各方协调、使用等情况。

Ⅲ 承担单位施工报告从技术角度,包含工过程、质量控制、管理、技术创新、主要内容的技术指标及完成情况等。

 

 

 

 

 

 

 

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